對于會議活動的策劃，前期的準備、中期的實施和后期的實施都會做得很輕松。那么，會議活動策劃的前期準備需要我們做什么呢？
1.確定會議的目的: 在商務會議的策劃中，首先要明確會議的目的，這是會議的核心部分。確定好研究目的之后，可以通過列出會議的議題，這里我們可以將議題分為作為一個企業主要議題和其他幾個小議題。
2.確定會議地點:會議地點一般選擇在酒店或企業的會議室，可以綜合考慮會議性質和參會人數來確定。可以通過列出多個備選地點，逐一進行實地調研，主要問題需要看場地的地理空間位置、交通環境因素、內部管理設施、相關活動承載經驗、服務發展能力等，再擇優選擇。
3、確定會議流程：會議的流程一般包括嘉賓入場簽到、領導講話、PPT講解等，流程的設計應以高效為原則，需要刪除不必要的環節。以簽到為例，如果是一個大型企業會議，嘉賓比較多，若還是我們采用中國傳統紙質簽到，不僅學習效率低，還容易出錯，這里主要可以試一下大屏互動簽到，嘉賓掃碼即可通過完成簽到，信息系統自動錄入后臺，也方便管理，效率能提升不少。
4、確定會議邀請的嘉賓：這也就是需要我們根據會議的實際發展情況進行安排。以新品信息發布會為例，一般要邀請我們公司進行領導、業內知名人士、媒體作為記者等，確定好邀請的嘉賓之后，要提前通過發送邀請函，邀請函的選擇問題可以用紙質，或是中國電子邀請函，比較分析流行的有H5形式，或是大屏互動活動報名管理系統。
5、確定員工:今后的工作安排,c要注意合理的組織安排會場工作人員，對會場人員可以進行企業管理系統培訓。如果您正在計劃一個大型會議，請至少提前30天準備，以便有足夠的時間進行活動設計。
6、確定工作會議預算：會議的場地租賃、物資購買等都需要我們不少企業資金管理支持，預算不同，會議的安排自己也是一個不同的。預算大了，折騰的花樣就多了。比如可以找專業的活動策劃公司，這樣既能減輕主辦方的壓力，又能照顧到很多小細節。
7、準備工作會議物料：會議進行現場的大部分物料是需要我們經過系統設計的。包括工作會議的背景版、簽到臺、播放的PPT背景等，物料的設計應兼顧經濟實用、體驗和美觀。
8、會議彩排：建議可以提前一到兩天多彩排幾次，將出現的問題需要解決掉，這樣在會議管理活動當天我們就可以有效避免了。
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