在一些比較有規(guī)模的或者是比較有名氣的會(huì)議活動(dòng)策劃中，邀請(qǐng)媒體朋友，借助媒體達(dá)到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)不管是現(xiàn)場(chǎng)拍攝還是會(huì)議記錄，不管是活動(dòng)開(kāi)始前的新聞造勢(shì)還是說(shuō)對(duì)后期的信息跟蹤，都對(duì)我們的活動(dòng)起到了積極促進(jìn)的作用，所以對(duì)于媒體這一塊的工作我們也要做到相應(yīng)的配合，要和媒體協(xié)調(diào)溝通充分懂得尊重他們的時(shí)間，決不能忘記他們對(duì)于你的活動(dòng)的積極報(bào)道和關(guān)鍵作用。專(zhuān)業(yè)的活動(dòng)策劃公司在策劃好整個(gè)活動(dòng)的同時(shí)，媒體也是要充分重視的。

　　一、媒體報(bào)道是否也是活動(dòng)的一部分

　　我們要把握好哪些環(huán)節(jié)是希望媒體介入的，活動(dòng)策劃公司要提前舉行新聞發(fā)布會(huì)，或者單獨(dú)安排媒體采訪。要安排好哪些人是要出現(xiàn)在鏡頭前面的，注意形象。

　　二、媒體是否以應(yīng)邀嘉賓的身份出席活動(dòng)

　　餐飲方面的安排是否已將媒體人士計(jì)算在內(nèi)?如果舉辦雞尾酒會(huì)，之后有晚餐那么作為活動(dòng)策劃公司的你打算為媒體工作人員單獨(dú)安排餐桌，還是讓他們和其他賓客一同進(jìn)餐?其實(shí)如果你邀請(qǐng)媒體作為活動(dòng)的嘉賓，那么就要把他們當(dāng)作嘉賓來(lái)看待。如果你只是邀請(qǐng)他們對(duì)活動(dòng)某項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行報(bào)道，就應(yīng)該在請(qǐng)柬中說(shuō)明，他們自然會(huì)明白你的安排。如果出于安全原因，重要人物每次只能接受一家媒體的采訪，你就應(yīng)該為他們準(zhǔn)備單獨(dú)的媒體工作間。

　　三、媒體有沒(méi)有特殊要求

　　例如單獨(dú)的媒體工作間、媒體報(bào)道器材或者媒體報(bào)道設(shè)備車(chē)的停車(chē)場(chǎng)地，會(huì)議公司要清楚媒體工作人員什么時(shí)候到達(dá)、他們會(huì)帶來(lái)哪些設(shè)備、他們感興趣的熱點(diǎn)以及如何給他們的工作提供方便，不能毫無(wú)準(zhǔn)備。你一定不希望一個(gè)參加活動(dòng)的新聞組來(lái)了半天卻沒(méi)有什么可報(bào)道的吧。如果媒體來(lái)的過(guò)早，名人和客人都還沒(méi)有到，娛樂(lè)活動(dòng)也沒(méi)有開(kāi)始，對(duì)大家來(lái)說(shuō)都很浪費(fèi)時(shí)間。因此你應(yīng)該告知媒體最佳的到達(dá)時(shí)間，要牢記媒體節(jié)目的規(guī)定播放時(shí)間。例如，如果你想要總裁的演講在晚上11點(diǎn)的新聞節(jié)目中播出，必須給媒體攝像和編輯人員充足時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備他們的報(bào)道。為了取得最佳效果，你應(yīng)該盡可能在各個(gè)方面和媒體配合，這樣才能取得雙贏的效果，并且在你舉辦下一次活動(dòng)時(shí)他們還會(huì)再來(lái)。

　　四、準(zhǔn)備宣傳資料袋的目的是什么

　　宣傳資料袋內(nèi)應(yīng)包含活動(dòng)所有的相關(guān)信息。要考慮報(bào)道的核心以及你希望記者報(bào)道的信息。如果可能的話，這些信息應(yīng)包括所有客人的資料或關(guān)于活動(dòng)贊助商的背景信息。要了解需要多少宣傳資料袋，確保將其費(fèi)用計(jì)入預(yù)算。要考慮這些材料由誰(shuí)負(fù)責(zé)，要什么地方分發(fā)，如何分發(fā)以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)分發(fā)。要是否需要為媒體準(zhǔn)備單獨(dú)的報(bào)到處，以便于他們簽到的領(lǐng)取宣傳材料，避免出現(xiàn)等到采訪和拍攝結(jié)束時(shí)才拿到材料的現(xiàn)象。用這種方法還可以發(fā)解誰(shuí)已經(jīng)到達(dá)，可以派代表帶他們參觀重要活動(dòng)區(qū)，將他們介紹給重要人物。你還可以得知媒體人員中沒(méi)有到達(dá)的人員情況，給他們打電話或者郵寄材料。

　　媒體作為一種有效的宣傳方式，媒體的到來(lái)無(wú)疑為我們的整個(gè)活動(dòng)做好了很好的宣傳與造勢(shì)!